Cómo usar plantillas de correo en Pipedrive para potenciar tus ventas

Introducción: El poder de la comunicación automatizada

¿Te imaginas tener que escribir el mismo correo electrónico una y otra vez al contactar prospectos, hacer seguimientos o enviar cotizaciones? Para equipos de ventas que gestionan decenas o cientos de interacciones diarias, esto no solo es ineficiente, sino que puede llevar a errores costosos y mensajes inconsistentes.

Según un estudio de HubSpot, los equipos de ventas dedican hasta un 21% de su jornada laboral a redactar correos electrónicos. Imagina recuperar ese tiempo para actividades que realmente impulsen tu negocio.

Ahí es donde entran las plantillas de correo en Pipedrive, una funcionalidad clave para acelerar procesos de ventas, mejorar la comunicación con clientes y mantener una imagen profesional coherente.

En este artículo descubrirás cómo usar plantillas de correo en Pipedrive para automatizar tu comunicación, personalizar mensajes de manera inteligente y mejorar tus tasas de conversión sin perder el toque humano. Además, exploraremos ejemplos prácticos, errores comunes a evitar y consejos avanzados para sacarle el máximo provecho a esta herramienta.

Usar plantillas de correo en tu CRM no es solo una cuestión de eficiencia, es una estrategia para cerrar más negocios en menos tiempo.

¿Qué son las plantillas de correo en Pipedrive?

Las plantillas de correo electrónico en Pipedrive son formatos predefinidos que puedes reutilizar para enviar mensajes rápidamente desde el CRM. Estas plantillas pueden personalizarse dinámicamente con campos de datos como el nombre del contacto, la empresa o el estado del trato, lo que permite escalar la comunicación sin perder personalización.

Ventajas de las plantillas de correo

• 💡 Ahorro de tiempo: elimina la necesidad de redactar correos repetitivos. De acuerdo con un informe de Salesforce, el uso de plantillas puede reducir el tiempo de redacción hasta en un 80%.

• 📈 Consistencia: asegura que todos los miembros del equipo usen el mismo mensaje y mantengan la identidad de marca.

• 🎯 Personalización escalable: usa campos dinámicos para que cada correo se sienta único, aumentando las tasas de apertura hasta en un 29%, según estudios de Campaign Monitor.

• 📊 Medición de desempeño: mide la efectividad de cada plantilla y optimízalas para mejorar constantemente tus resultados.

• ⚡ Velocidad de respuesta: reduce drásticamente el tiempo entre interacciones con tus clientes potenciales, un factor crítico considerando que el 78% de las ventas van al primer vendedor que responde.

Cómo crear plantillas de correo en Pipedrive paso a paso

1. Accede a la sección de correo

Desde la barra lateral izquierda de Pipedrive, haz clic en "Correo". Si no tienes tu correo conectado aún, el sistema te pedirá configurarlo primero (consulta nuestro artículo: ¿Cómo conectar una cuenta de correo electrónico en Pipedrive?).

2. Inicia una plantilla desde un nuevo correo

Haz clic en "Nuevo correo", y luego elige la opción "Plantillas" (ícono de documento con rayas horizontales). Ahí puedes crear una nueva plantilla desde cero.

3. Define el asunto y cuerpo del mensaje

Redacta el mensaje como si fuera un correo normal. Puedes incluir variables dinámicas como:

• {{first_name}}: Nombre del contacto.

• {{organization}}: Nombre de la empresa.

• {{deal_title}}: Título del trato.

• {{user.name}}: Tu nombre (útil para equipos).

• {{deal.value}}: Valor del trato (ideal para propuestas).

4. Guarda la plantilla

Haz clic en "Guardar como plantilla", asigna un nombre claro y, si lo deseas, una descripción para que otros miembros del equipo puedan identificarla fácilmente.

✅ Consejo Pro: Usa nombres estandarizados como "Seguimiento - Primer contacto" o "Envío de cotización - Etapa avanzada" y organízalos en carpetas según etapa del embudo o propósito.

Mejores prácticas para crear plantillas de correo efectivas

Personaliza sin complicarte

Evita mensajes genéricos. Usa los campos dinámicos para que el destinatario sienta que le hablas directamente a él o ella. Según un estudio de McKinsey, los mensajes personalizados tienen hasta un 26% más probabilidades de ser abiertos.

Ejemplo:

Hola {{first_name}},
Me encantó nuestra charla sobre cómo mejorar los procesos en {{organization}}. 
Especialmente cuando mencionaste el desafío de {{deal.pain_point}}.

Usa llamadas a la acción claras

Termina cada plantilla con un CTA claro: agenda una reunión, responde al correo o descarga un archivo. Las investigaciones de WordStream indican que los emails con un solo CTA aumentan los clics en un 371%.

Haz pruebas A/B

Crea versiones alternativas de tus plantillas y evalúa cuál tiene mejor tasa de apertura o respuesta. Pipedrive te permite analizar estas métricas desde el panel de Analytics.

Revisa ortografía y formato

Una plantilla con errores afecta la percepción de tu profesionalismo. Usa herramientas como Grammarly o LanguageTool para comprobar tus textos antes de guardarlos como plantillas.

Mantén tus correos concisos

Un estudio de Boomerang encontró que los correos entre 50-125 palabras generan las mejores tasas de respuesta (alrededor del 50%). Evita sobrecargal al destinatario.

Automatiza el uso de plantillas con Pipedrive

Integración con automatizaciones

Puedes integrar plantillas de correo en tus flujos de automatización usando el módulo de "Automatizaciones" de Pipedrive.

Ejemplo práctico:

Escenario: Cuando un trato llega a la etapa "Propuesta enviada", se dispara automáticamente un correo con una plantilla de seguimiento personalizado 3 días después si no ha habido respuesta.

Cómo configurarlo:

1. Ve a "Automatizaciones" → "Crear nueva automatización".

   
   

2. Establece el trigger: Cambio de etapa del trato.

   
   

3. Agrega una condición: Sin actividad por más de 3 días.

   
   

4. Agrega una acción: Enviar correo electrónico con plantilla X.

   
   

5. Personaliza las condiciones y guarda.

Este tipo de automatizaciones permite ahorrar horas semanales y garantiza que ningún prospecto quede sin seguimiento, especialmente considerando que el 80% de las ventas requieren al menos 5 seguimientos (datos de Marketing Donut).

Plantillas avanzadas: uso de variables personalizadas y fragmentos

Campos personalizados en plantillas

Además de los campos estándar, puedes insertar campos personalizados que hayas definido previamente en tu CRM. Ejemplo:

Estimado {{first_name}},
Según nuestra última charla, tu presupuesto mensual es de {{custom.monthly_budget}}. 
Basado en eso, te propongo nuestro plan {{custom.recommended_plan}} que ofrece
todas las funcionalidades que necesitas y se adapta a tu inversión prevista.

Esto lleva la personalización al siguiente nivel, especialmente útil en ventas consultivas o procesos complejos.

Fragmentos reutilizables

Si sueles repetir ciertas secciones (saludos, firmas, disclaimers), puedes usar fragmentos y pegarlos en múltiples plantillas.

Consejo avanzado: Crea una biblioteca de fragmentos para introducción, propuestas de valor, testimonios, casos de uso, descripciones de producto y firmas que puedas mezclar según el contexto.

Ejemplos reales de plantillas de correo que venden

Ejemplo 1: Primer contacto

Asunto: Ideas para mejorar la productividad en {{organization}}

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Fue un gusto conocerte durante {{event_name}}. Observando el perfil de {{organization}}, 
veo que están enfocados en {{custom.industry_focus}}.

Hemos ayudado a empresas similares como [Empresa de referencia] a mejorar sus procesos 
de ventas en un 32% en los primeros 3 meses implementando Pipedrive.

¿Podemos agendar una breve llamada de 15 minutos esta semana para explorar 
si podríamos lograr resultados similares para ustedes?

[Reserva tu espacio aquí]

Saludos cordiales,
{{user.name}}

Ejemplo 2: Seguimiento luego de demo

Asunto: Próximos pasos tras nuestra demo, {{first_name}}

Cuerpo:

Gracias por tu tiempo hoy, {{first_name}}.

Como conversamos, estos son los aspectos de Pipedrive que más se alinean con los objetivos 
de {{organization}}:

1. {{custom.feature_1}} - que ayudará con tu desafío de {{custom.challenge_1}}
2. {{custom.feature_2}} - para optimizar el proceso de {{custom.process_name}}

Adjunto encontrarás:
- La presentación completa
- La propuesta personalizada para {{organization}}
- Un caso de éxito de [Empresa similar]

¿Te parece agendar una reunión con tu equipo el próximo [día de la semana]?

[Responder este correo]

{{user.name}}

Ejemplo 3: Recuperación de oportunidades estancadas

Asunto: ¿Sigue siendo relevante para {{organization}}?

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Han pasado {{deal.days_inactive}} días desde nuestra última conversación sobre cómo 
podríamos ayudar a {{organization}} con {{deal.pain_point}}.

Desde entonces, hemos añadido nuevas funcionalidades que podrían interesarte:
- [Nueva función relevante]
- [Mejora relevante]

¿Ha cambiado la situación? ¿Sigue siendo un buen momento para retomar nuestra conversación?

Saludos,
{{user.name}}

Errores comunes al usar plantillas de correo en Pipedrive (y cómo evitarlos)

❌ Error 1: No revisar las variables dinámicas

Resultado: Correos con "Hola {{first_name}}" que parecen spam.

Solución: Siempre haz una prueba antes de enviar. Asegúrate de que los campos como {{first_name}} estén correctamente definidos en el contacto y usa la función "Vista previa" antes de enviar.

❌ Error 2: Usar el mismo mensaje para todos los leads

Resultado: Tasas de conversión bajas y percepción genérica.

Solución: Segmenta tus plantillas por:

• Tipo de cliente (tamaño, sector)

• Etapa del funnel

  
  

• Canal de origen

• Problema específico

❌ Error 3: Olvidar actualizar plantillas antiguas

Resultado: Información obsoleta que daña tu credibilidad.

Solución: Implementa un sistema de revisión trimestral de plantillas. Lo que funcionaba hace 6 meses puede no resonar hoy. Calendáriza estas revisiones en Pipedrive.

❌ Error 4: Sobrecargar de información

Resultado: Correos que no se leen completamente.

Solución: Sigue la regla de "una plantilla, un propósito". Cada correo debe tener un solo objetivo claro.

Integraciones que potencian las plantillas en Pipedrive

Pipedrive se integra con herramientas externas que amplifican el uso de plantillas:

• Lemlist: Permite crear secuencias de seguimiento personalizadas con seguimiento de aperturas.

• Outfunnel: Sincroniza tus plantillas con campañas automatizadas de email marketing.

• Mailigen (ahora parte de Pipedrive): Permite crear campañas basadas en plantillas del CRM.

• Zapier: Envía correos automáticos usando plantillas cuando se disparan eventos externos.

• GetAccept: Integra tus plantillas con un sistema de firma digital para cerrar tratos más rápido.

Técnicas avanzadas para maximizar el impacto de tus plantillas

1. Segmentación por comportamiento

Crea plantillas específicas basadas en el comportamiento previo del contacto:

• ¿Abrió emails anteriores pero no respondió?

• ¿Visitó la propuesta pero no tomó acción?

• ¿Pidió información específica sobre un tema?

Utiliza la integración con Mixmax o herramientas similares para rastrear estas acciones.

2. Implementa secuencias de seguimiento

No te limites a una sola plantilla. Diseña secuencias completas:

• Día 1: Correo inicial

• Día 3: Seguimiento con valor añadido

• Día 7: Caso de éxito relevante

• Día 14: Propuesta final con sentido de urgencia

Cada mensaje debe agregar valor, no simplemente preguntar "¿Has visto mi correo anterior?"

3. Utiliza técnicas de copywriting efectivas

• Principio de escasez: "Esta oferta solo está disponible hasta el viernes"

• Prueba social: "Empresas como X, Y y Z ya están implementando esta solución"

• Reciprocidad: Ofrece un recurso gratuito valioso antes de pedir algo

• Storytelling: Comparte una breve historia de éxito relevante

Plantillas para diferentes etapas del embudo de ventas

🟢 Etapa 1: Primer contacto (Lead nuevo)

Nombre de plantilla: Primer contacto - Valor inmediato

Asunto: Idea para solucionar [problema específico] en {{organization}}

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

He investigado sobre {{organization}} y veo que están enfrentando el desafío de [problema común en su industria].

Adjunto una guía rápida de 2 páginas con 3 estrategias que han funcionado para nuestros clientes como [empresa de referencia] para solucionar este problema.

Si encuentras valor en estas ideas, me encantaría agendar 15 minutos para mostrarte cómo podríamos implementarlas específicamente para {{organization}}.

¿Tienes disponibilidad este [día] o [día]?

Saludos,
{{user.name}}

🟡 Etapa 2: Calificación

Nombre de plantilla: Descubrimiento - Comprendiendo necesidades

Asunto: Preparación para nuestra reunión, {{first_name}}

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Estoy preparando nuestra reunión del {{activity.date}} y me gustaría entender mejor las prioridades de {{organization}} para hacer nuestro tiempo juntos más productivo.

¿Podrías compartirme brevemente:
1. ¿Cuál es el principal desafío que buscas resolver?
2. ¿Qué soluciones has probado hasta ahora?
3. ¿Cuál sería un resultado exitoso para ti?

Esto me ayudará a personalizar nuestra demostración a tus necesidades específicas.

Nos vemos el {{activity.date}} a las {{activity.time}}.
Enlace de la reunión: {{activity.meeting_link}}

Saludos,
{{user.name}}

🟠 Etapa 3: Demostración realizada

Nombre de plantilla: Post-demo - Próximos pasos

Asunto: Resumen de nuestra demo y próximos pasos

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Gracias por tu tiempo hoy. Me alegra que hayas encontrado valor en [característica específica mencionada por el cliente].

Como prometí, aquí tienes:
- El resumen de nuestra conversación
- Las respuestas a tus preguntas sobre [tema específico]
- Un documento con el ROI estimado para {{organization}}

Basado en nuestra conversación, recomiendo estos próximos pasos:
1. [Próximo paso específico]
2. [Próximo paso específico]

¿Te parece bien este plan? ¿O prefieres que ajustemos algún aspecto?

{{user.name}}

🔵 Etapa 4: Propuesta enviada

Nombre de plantilla: Envío de propuesta personalizada

Asunto: Tu propuesta personalizada está lista, {{first_name}}

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Como acordamos, adjunto la propuesta para {{organization}} que incluye:

- La solución personalizada para [problema específico mencionado]
- El plan de implementación en [tiempo estimado]
- La inversión detallada con el ROI esperado
- Casos de estudio de [empresas similares]

Destaco especialmente la sección 3, donde abordamos específicamente tu preocupación sobre [objeción mencionada anteriormente].

La propuesta está disponible hasta el [fecha límite], después de la cual necesitaríamos reevaluar los términos.

¿Podemos agendar una llamada de revisión este [día] o [día]?

{{user.name}}

🔴 Etapa 5: Seguimiento post-propuesta

Nombre de plantilla: Seguimiento - Valor recordatorio

Asunto: Un dato interesante sobre tu propuesta, {{first_name}}

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Desde nuestra última conversación, uno de nuestros clientes en [industria similar] logró [resultado concreto] en solo [tiempo] implementando la misma solución que propusimos para {{organization}}.

Me preguntaba si has tenido oportunidad de revisar la propuesta que enviamos el {{deal.proposal_date}} y si surgieron dudas adicionales.

¿Te gustaría que agendemos una breve llamada para resolver cualquier pregunta pendiente?

Saludos,
{{user.name}}

🟣 Etapa 6: Cierre del trato

Nombre de plantilla: Bienvenida y onboarding

Asunto: Bienvenido/a a bordo, {{first_name}} - Próximos pasos 🚀

Cuerpo:

¡Excelentes noticias, {{first_name}}!

Estamos emocionados de tener a {{organization}} con nosotros. Has tomado una gran decisión y estamos comprometidos a asegurar que obtengas el máximo valor.

Tu equipo de implementación:
- [Nombre] - Tu gerente de cuenta
- [Nombre] - Especialista en implementación
- Yo seré tu contacto principal para cualquier consulta

Próximos pasos:
1. Reunión de kickoff: [fecha y hora]
2. Configuración inicial: [fechas estimadas]
3. Capacitación del equipo: [fechas estimadas]
4. Primera revisión de resultados: [fecha estimada]

¿Podrías confirmar quiénes de tu equipo participarán en la reunión de kickoff?

¡Nos vemos pronto!
{{user.name}}

🔄Etapa 7: Fidelización y expansión

Nombre de plantilla: Revisión trimestral de resultados

Asunto: Tus resultados del Q[X] con nuestra solución

Cuerpo:

Hola {{first_name}},

Han pasado 3 meses desde la implementación y quería compartir contigo los resultados que {{organization}} ha logrado:

- [Métrica 1]: Mejora del [X]%
- [Métrica 2]: Incremento de [Y] unidades
- [Métrica 3]: Reducción de [Z] horas

En nuestra próxima revisión trimestral, me gustaría mostrarte:
1. Oportunidades adicionales que hemos identificado
2. Nuevas funcionalidades que podrían beneficiarte
3. Estrategias que están funcionando para otros clientes similares

¿Te viene bien el [día propuesto] a las [hora propuesta]?

Siempre a tu disposición,
{{user.name}}

Midiendo el éxito de tus plantillas de correo

KPIs clave que debes monitorear

• Tasa de apertura: Ideal superior al 20% en B2B.

• Tasa de respuesta: Objetivo mínimo del 10%.

• Tasa de conversión: Porcentaje de correos que avanzan el trato a la siguiente etapa.

• Tiempo promedio de respuesta: Reducción en el ciclo de ventas.

Pipedrive te permite hacer un seguimiento de estas métricas a través de su panel de análisis, especialmente si lo conectas con herramientas como HubSpot o ActiveCampaign.

Conclusión: Automatiza para humanizar

Usar plantillas de correo en Pipedrive es una de las formas más efectivas de escalar tu comunicación, mantener consistencia y mejorar la eficiencia comercial. Desde mensajes de bienvenida hasta seguimientos post-demo, contar con mensajes predefinidos y personalizables puede marcar la diferencia entre cerrar o perder un trato.

Lo paradójico es que la automatización bien implementada te permite ser más humano, no menos. Al liberar tiempo de tareas repetitivas, puedes dedicar más energía a las interacciones verdaderamente significativas con tus clientes potenciales.

Ahora que sabes cómo usar plantillas de correo en Pipedrive, es momento de implementarlas, probarlas y optimizarlas. Empieza con tus correos más repetitivos, y evoluciona hacia flujos automatizados que trabajen por ti mientras duermes.

¿Ya estás usando plantillas en tu estrategia comercial? ¿Cuál ha sido la más efectiva para ti? Comparte tu experiencia en los comentarios.

Recursos adicionales

• Guía oficial de Pipedrive sobre plantillas de correo

• Webinar: Automatización de ventas con Pipedrive

• 10 ejemplos de secuencias de seguimiento que convierten

• Curso: Copywriting para equipos de ventas