Cómo Pausar, Modificar y Optimizar Automatizaciones en Pipedrive

Introducción

Las automatizaciones en Pipedrive han revolucionado la gestión de procesos comerciales, permitiendo a los equipos de ventas ahorrar tiempo y aumentar la conversión. Sin embargo, llega un momento en que es necesario ajustar o detener estas automatizaciones para optimizar su rendimiento.

Según un estudio de HubSpot, el 61% de los equipos de alto rendimiento utilizan la automatización para mejorar su eficiencia. Pero, ¿sabías que una automatización mal configurada puede generar acciones incorrectas y afectar negativamente la experiencia del cliente?

Un informe de Salesforce reveló que las empresas que implementan automatizaciones correctamente pueden aumentar su productividad hasta un 40%, mientras que una encuesta de McKinsey indica que los profesionales de ventas pueden recuperar hasta un 30% de su tiempo cuando automatizan tareas repetitivas.

En esta guía aprenderás cómo pausar y modificar automatizaciones activas en Pipedrive de manera efectiva, asegurando que tu flujo de trabajo se mantenga optimizado y alineado con tus objetivos comerciales.

¿Por qué podrías necesitar pausar o modificar automatizaciones en Pipedrive?

Las automatizaciones ayudan a agilizar procesos, pero en ciertas situaciones es necesario detenerlas o ajustarlas:

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Cambios en la estrategia de ventas

Si tu equipo modifica su enfoque, las automatizaciones deben alinearse con los nuevos objetivos. Por ejemplo, si has decidido priorizar la retención de clientes sobre la adquisición, necesitarás ajustar tus flujos automatizados.

Errores en la configuración

Automatizaciones incorrectamente configuradas pueden enviar mensajes erróneos o crear acciones no deseadas. Un cliente de Pipedrive compartió cómo una automatización mal configurada envió 15 correos electrónicos al mismo prospecto en un día, dañando seriamente su relación comercial.

Optimización del proceso

A medida que se analizan datos, podrías encontrar maneras más eficientes de automatizar tareas. Los análisis trimestrales suelen ser un buen momento para revisar el rendimiento de tus automatizaciones.

Actualización de campos o etapas del pipeline

Cambios en la estructura del pipeline requieren ajustes en las automatizaciones para evitar errores. Una reorganización de tu embudo de ventas puede hacer que algunas automatizaciones dejen de ser relevantes o requieran modificaciones importantes.

Campañas temporales o estacionales

Durante temporadas específicas (como Black Friday, fin de año, etc.), es posible que necesites pausar ciertas automatizaciones y activar otras especialmente diseñadas para estos períodos.

Cómo pausar una automatización en Pipedrive

Si necesitas detener una automatización temporalmente para hacer ajustes, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección de automatizaciones:

• Dirígete a "Herramientas y aplicaciones" > "Automatizaciones" en el menú principal.

  
  
  
  
  
  

  

  
  
  
  
  
  

• También puedes acceder directamente desde:

  
  

  https://app.pipedrive.com/automation/list

  
  

2. Ubica la automatización activa:

• En la lista de automatizaciones, busca la que deseas pausar.

  
  
  
  

  

  
  
  
  

• Utiliza los filtros disponibles para encontrar automatizaciones por categoría o estado.

  
  

  

  
  

3. Haz clic en "Desactivar":

• Al hacer esto, la automatización dejará de ejecutarse hasta que decidas reactivarla.

  
  

  

  
  

• Verás que el indicador de estado cambia de verde (activo) a gris (inactivo).

  
  

4. Guarda los cambios y verifica:

• Confirma que la automatización ha sido pausada revisando su estado en la lista.

  
  

• Realiza una comprobación rápida para verificar que ya no se están ejecutando las acciones automatizadas.

  
  

Consejos prácticos:

• Revisa tareas pendientes: Antes de pausar, revisa si hay tareas pendientes que puedan verse afectadas.

  
  

• Comunica a tu equipo: Informa a todos los miembros relevantes para evitar confusión.

  
  

• Documenta el motivo: Añade una nota sobre por qué has pausado la automatización para futuras referencias.

  
  

• Establece recordatorios: Si la pausa es temporal, crea un recordatorio para reactivarla cuando sea necesario.

  
  

Modificar una automatización activa en Pipedrive

Para optimizar o corregir una automatización, sigue estos pasos detallados:

1. Edita la automatización:

• Desde la sección de automatizaciones, haz clic en la que deseas modificar.

  
  

  

  
  

• Se abrirá el editor de flujo de trabajo donde podrás realizar cambios.

  
  

  

  
  
  
  

2. Ajusta los disparadores o condiciones:

• Si necesitas que la automatización inicie en un momento diferente, cambia su disparador.

  
  

• Pipedrive ofrece múltiples tipos de disparadores como:

  
  

  • Cambios en el estado de una negociación

  • Actividades completadas

  • Nuevos contactos agregados

  • Fechas específicas o períodos de tiempo

  • Interacciones con correos electrónicos

3. Modifica las acciones automáticas:

• Agrega, elimina o edita las acciones dentro del flujo de trabajo.

  
  

• Puedes cambiar el orden de las acciones arrastrándolas a una nueva posición.

  
  

• Añade condiciones bifurcantes para crear flujos más complejos basados en diferentes escenarios.

  
  

4. Guarda y prueba la automatización:

• Antes de activarla nuevamente, realiza pruebas en un entorno controlado.

  
  

• Crea registros de prueba para verificar que la automatización funciona como esperas.

  
  

• Utiliza la función "Vista previa" para simular cómo funcionará la automatización.

5. Activa y monitorea:

• Una vez confirmado su correcto funcionamiento, activa la automatización.

  
  

• Durante los primeros días, supervisa de cerca su desempeño para detectar cualquier problema.

  
  

Aprovechar el historial de automatizaciones

Pipedrive cuenta con una sección de Historial de automatizaciones que ofrece información valiosa:

Beneficios del historial:

• Análisis detallado: Ver un registro completo de las automatizaciones ejecutadas.

  
  

• Detección de errores: Identificar posibles fallos en la ejecución de procesos.

  
  

• Optimización: Analizar patrones de comportamiento para mejorar flujos existentes.

  
  

• Restauración: Recuperar configuraciones previas en caso de cambios incorrectos.

Cómo acceder y utilizar el historial:

1. Ve a "Herramientas y aplicaciones" > "Automatizaciones"

   
   

2. Selecciona la pestaña "Historial"

   
   

   

   
   

3. Filtra por fecha, tipo de automatización o resultado

   
   

   

   
   

4. Analiza los resultados para identificar oportunidades de mejora

Lo que debes buscar en el historial:

• Automatizaciones que se activan con demasiada frecuencia (podrían estar configuradas de forma demasiado general)

  
  

• Automatizaciones que rara vez se activan (podrían no ser útiles o estar mal configuradas)

  
  

• Patrones de error recurrentes que necesitan atención

  
  

• Horas pico de actividad automatizada

Ejemplos prácticos de optimización

Errores comunes al modificar automatizaciones (y cómo evitarlos)

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No probar antes de activar

• Problema: Lanzar cambios sin verificar su funcionamiento puede causar errores en cascada.

  
  

• Solución: Siempre realiza pruebas en una cuenta de prueba o con registros internos.

  
  

• Herramienta recomendada: Utiliza la función de "Sandbox" o ambiente de pruebas si tu plan de Pipedrive lo permite.

  
  

No informar a tu equipo

• Problema: Los cambios sorpresa pueden causar confusión y resistencia en el equipo.

  
  

• Solución: Asegúrate de comunicar cualquier cambio para evitar confusión.

  
  

• Tip: Crea una documentación compartida donde todos puedan ver qué automatizaciones están activas y cuáles en mantenimiento.

Duplicar automatizaciones sin revisar conflictos

• Problema: Automatizaciones redundantes pueden causar acciones duplicadas o contradictorias.

  
  

• Solución: Revisa si una automatización ya existente puede entrar en conflicto con la nueva configuración.

  
  

• Verificación clave: Asegúrate de que no haya múltiples automatizaciones activadas por el mismo disparador.

Olvidar actualizar campos relacionados

• Problema: Las automatizaciones pueden fallar si los campos que utilizan cambian o desaparecen.

  
  

• Solución: Si modificas un campo en el pipeline, verifica que las automatizaciones asociadas sigan funcionando correctamente.

  
  

• Proceso recomendado: Mantén un registro de qué campos utiliza cada automatización para facilitar las actualizaciones.

Confiar ciegamente en la automatización

• Problema: Olvidar que toda automatización necesita supervisión humana periódica.

  
  

• Solución: Establece revisiones trimestrales de todas tus automatizaciones para verificar su relevancia y rendimiento.

  
  

• Herramienta útil: Configura reportes en Pipedrive que muestren específicamente el desempeño de procesos automatizados.

Mejores prácticas para optimizar tus automatizaciones

Usa etiquetas y nombres claros

• Facilita la identificación de cada automatización con nombres descriptivos y consistentes.

  
  

• Ejemplo: "Seguimiento-Lead-Frío-24h" es mejor que "Automatización #14"

  
  

• Implementa un sistema de etiquetado consistente que indique: propósito, equipo responsable y prioridad.

Agrupa automatizaciones por proceso

• Mantén organizadas las automatizaciones según su función (seguimiento, asignación, notificaciones, etc.).

  
  

• Crea carpetas o categorías para separar automatizaciones por departamento o fase del embudo de ventas.

  
  

• Pipedrive recomienda no superar las 50 automatizaciones activas para mantener el sistema eficiente.

Monitorea el rendimiento regularmente

• Analiza qué automatizaciones generan mejores resultados y ajusta según sea necesario.

  
  

• Establece KPIs específicos para cada tipo de automatización:

  
  

  • Automatizaciones de seguimiento: tasa de respuesta, tiempo hasta la respuesta

  • Automatizaciones de asignación: tiempo hasta el primer contacto, distribución equitativa

  • Automatizaciones de recordatorio: reducción de tareas olvidadas, cumplimiento de plazos

Integra con otras herramientas

• Aprovecha Zapier o APIs para conectar Pipedrive con otras plataformas.

  
  

• Algunas integraciones populares que potencian las automatizaciones:

  
  

  • Mailchimp para marketing por email

  • Slack para notificaciones al equipo

  • Google Workspace para calendario y correos

  • DocuSign para firma de contratos

  • Calendly para programación de reuniones

Implementa revisiones periódicas

• Programa revisiones trimestrales de todas tus automatizaciones.

  
  

• Involucra a representantes de cada equipo para obtener feedback sobre su funcionamiento.

  
  

• Documenta los cambios realizados y los resultados obtenidos para crear un historial de optimización.

  
  

Estrategias avanzadas para automatizaciones en Pipedrive

Automatizaciones basadas en segmentos de clientes

• Crea flujos de trabajo diferentes según el valor potencial, industria o tamaño del cliente.

  
  

• Utiliza campos personalizados para segmentar y activar automatizaciones específicas.

  
  

• Ejemplo: Un cliente de Pipedrive implementó seguimientos diferenciados para clientes enterprise vs. pymes, aumentando su tasa de cierre global en un 22%.

Implementación de colas de espera

• Evita sobrecargar a los clientes con comunicaciones consecutivas.

  
  

• Configura tiempos de espera mínimos entre diferentes automatizaciones dirigidas al mismo contacto.

  
  

• Herramienta útil: El add-on Sequence de Pipedrive puede ayudar a gestionar mejor estas secuencias.

Automatizaciones con bifurcaciones complejas

• Utiliza condiciones múltiples para crear flujos de decisión avanzados.

  
  

• Implementa acciones diferentes basadas en el comportamiento específico del prospecto.

  
  

• Recurso útil: Academia Pipedrive ofrece cursos sobre automatizaciones avanzadas.

Recursos adicionales para dominar las automatizaciones

Documentación oficial y tutoriales

• Centro de ayuda de Pipedrive sobre automatizaciones

  
  

• Webinars de Pipedrive (frecuentemente incluyen sesiones sobre automatización)

  
  

• Blog de Pipedrive con artículos sobre mejores prácticas

Comunidad y foros

• Comunidad de Pipedrive donde puedes compartir experiencias con otros usuarios

  
  

• Grupos de LinkedIn como "Pipedrive Users Group" donde se comparten estrategias avanzadas

Consultoría y apoyo

• Partners certificados de Pipedrive que pueden ayudarte a optimizar tus automatizaciones

  
  

• Soporte técnico de Pipedrive para resolución de problemas específicos

  
  

Conclusión

Pipedrive es una herramienta poderosa para la automatización de ventas, pero es crucial mantener las automatizaciones alineadas con tus estrategias comerciales. Pausar y modificar automatizaciones permite optimizar procesos, corregir errores y mejorar la eficiencia del equipo de ventas.

La clave para el éxito con las automatizaciones en Pipedrive es encontrar el equilibrio entre la eficiencia que proporciona la tecnología y el toque humano que sigue siendo esencial en las ventas. Las mejores automatizaciones no reemplazan a los vendedores, sino que les permiten enfocarse en lo que hacen mejor: construir relaciones y cerrar negocios.

Si sigues estas prácticas, podrás asegurarte de que tu CRM trabaje a tu favor y no en tu contra. ¿Has tenido que modificar automatizaciones en Pipedrive? ¡Comparte tu experiencia en los comentarios!

Ejercicio práctico

Para poner en práctica lo aprendido, te propongo este ejercicio:

1. Identifica las 3 automatizaciones más críticas en tu cuenta de Pipedrive

   
   

2. Evalúa su rendimiento en los últimos 3 meses usando el historial

   
   

3. Propón al menos una mejora para cada una

   
   

4. Implementa los cambios siguiendo los pasos de esta guía

   
   

5. Mide los resultados durante las próximas 4 semanas

   
   

¡Comparte tus resultados para inspirar a otros usuarios de Pipedrive!