Cómo Crear un Nuevo Trato en Pipedrive: Guía Completa 2025
- Hasay Rosado
- 20 mar
- 7 Min. de lectura
Introducción
Gestionar tratos de manera efectiva es clave para el éxito de cualquier equipo de ventas. Según estudios recientes de HubSpot, las empresas que organizan sus procesos comerciales con un CRM pueden aumentar sus ingresos hasta en un 29%, mientras que la investigación de Salesforce indica que el ROI promedio de un CRM bien implementado supera el 800%.
Si estás utilizando Pipedrive, entender cómo crear y gestionar un nuevo trato te permitirá optimizar tus oportunidades de venta y cerrar negocios con mayor eficiencia. De hecho, los datos internos de Pipedrive muestran que los equipos que utilizan todas las funcionalidades de tratos tienen un 23% más de probabilidades de alcanzar sus cuotas de ventas trimestrales.
En esta guía completa, te explicaremos paso a paso cómo crear un nuevo trato en Pipedrive, optimizar su configuración y automatizar procesos clave para mejorar la conversión. Además, compartiremos buenas prácticas, errores comunes que debes evitar y consejos de expertos en ventas que utilizan esta plataforma diariamente.
Configuración Inicial de Pipedrive
Primeros Pasos en la Configuración
Antes de crear un trato, es fundamental que tu cuenta de Pipedrive esté configurada correctamente. Una configuración óptima puede reducir el tiempo de gestión hasta en un 40% según Pipedrive Academy. Sigue estos pasos detallados:
Accede a tu cuenta de Pipedrive e ingresa al panel de control principal.
Utiliza el inicio de sesión único (SSO) si está habilitado en tu organización para mayor seguridad.
Configura la verificación en dos pasos para proteger tus datos de ventas.
Configura tu pipeline de ventas, definiendo las etapas por las que pasará cada trato.
Analiza tu ciclo de ventas actual e identifica cada punto de contacto crítico.
Considera incluir etapas como "Calificación inicial", "Demostración", "Propuesta", "Negociación" y "Cierre".
Pipedrive Blog recomienda no exceder de 6-7 etapas para mantener la claridad.
Personaliza los campos del trato, agregando información relevante según tu proceso de ventas.
Además de los campos estándar, considera añadir:
Fuente del lead
Productos/servicios de interés
Nivel de prioridad (alto/medio/bajo)
Presupuesto disponible
Competidores involucrados
Habilita integraciones con herramientas clave como correo electrónico y automatización de marketing.
Conecta con Gmail o Outlook para sincronizar comunicaciones.
Integra con Zapier para conectar más de 3,000 aplicaciones.
Considera la integración con plataformas como Mailchimp o ActiveCampaign para nurturing.
Ajustes Recomendados para Diferentes Tipos de Negocios
Cada industria tiene necesidades específicas. Según un estudio de McKinsey, las empresas que personalizan sus CRM según su vertical aumentan su efectividad comercial en un 26%. Algunos ajustes recomendados incluyen:
B2B:
Agrega campos personalizados para categorizar clientes según sector industrial.
Implementa un sistema de puntuación de leads (lead scoring).
Configura campos para múltiples stakeholders y responsables de decisión.
Integra con LinkedIn Sales Navigator para enriquecer perfiles.
E-commerce:
Automatiza seguimientos post-contacto con recordatorios cada 48-72 horas.
Integra con tu plataforma de e-commerce (Shopify, WooCommerce).
Configura campos para historial de compras y valor promedio de pedido (AOV).
Implementa segmentación por frecuencia de compra (RFM).
Startups:
Servicios profesionales:
Configura campos para especialidades o servicios específicos.
Implementa un sistema de calendarización integrado con Calendly.
Crea campos para seguimiento de horas facturables y retainers.
Creación de un Nuevo Trato en Pipedrive
Paso a Paso para Crear un Trato
Según datos de Pipedrive Research, los usuarios que siguen un proceso estructurado para la creación de tratos aumentan su tasa de conversión en un 18%. Aquí te mostramos el proceso paso a paso:
Haz clic en "Tratos" en la barra de navegación superior de Pipedrive.
Puedes acceder rápidamente con el atajo de teclado "T" desde cualquier parte de la plataforma.
Presiona el botón "Agregar Trato" (generalmente verde y ubicado en la esquina superior derecha).
Alternativa: Utiliza el atajo de teclado "Alt+N" (Windows) o "Option+N" (Mac).
Rellena los campos clave con información detallada y precisa:
Nombre del trato: Usa un formato consistente como "[Nombre de empresa] - [Producto/Servicio]".
Persona o empresa asociada: Vincula a contactos existentes o crea nuevos.
Pro tip: Siempre verifica si el contacto ya existe para evitar duplicados.
Valor del trato: Sé específico y realista, basándote en conversaciones previas.
Considera incluir un rango (mínimo-máximo) en las notas.
Fecha de cierre esperada: Establece una fecha realista basada en tu ciclo de ventas promedio.
Según SalesHacker, establecer fechas 15% más largas que tu estimación inicial mejora la precisión de previsión.
Fase del pipeline: Selecciona la etapa actual según las interacciones realizadas.
Probabilidad de cierre: Asigna un porcentaje basado en señales del cliente.
Fuente del lead: Documenta cómo llegó este prospecto a tu embudo.
Configura actividades de seguimiento:
Programa una llamada o reunión de seguimiento.
Establece recordatorios para enviar información adicional.
Configura alertas para fechas clave del proceso.
Guarda el trato y empieza a gestionarlo dentro del pipeline visual.
Actualiza regularmente la información y los avances.
Optimización Avanzada de Tratos
Para aumentar la eficacia de tu gestión, considera estas estrategias adicionales:
Establece productos o servicios específicos:
Agrega los ítems específicos que componen la oferta.
Detalla cantidades, precios unitarios y descuentos aplicados.
Esto permite análisis más precisos de qué productos se venden mejor.
Utiliza la función de "Rotting Deals" (Tratos estancados):
Configurala para identificar tratos que no han avanzado en el periodo esperado.
Establece alertas cuando un trato lleva más de 14 días sin movimiento.
Implementa etiquetas estratégicas:
Etiqueta tratos por prioridad (Alta/Media/Baja).
Categoriza por tipo de proyecto o solución.
Identifica oportunidades de cross-selling o upselling.
Automatización para Ahorro de Tiempo
Para mejorar la eficiencia, puedes implementar automatizaciones que, según Forrester, pueden reducir tareas administrativas hasta en un 69%:
Configurar flujos de trabajo (workflows) que envíen correos automáticos a clientes potenciales:
Correo de bienvenida cuando se crea un nuevo trato.
Seguimiento automático si no hay respuesta en 3 días.
Material educativo relevante según la fase del pipeline.
Plantillas personalizadas según el perfil del cliente y sector.
Asignar tareas automáticas a tu equipo según el avance del trato en el pipeline:
Notificaciones a gerentes cuando un trato supera cierto valor.
Asignación al departamento legal cuando se llega a fase de contrato.
Alertas a finanzas cuando se aproxima el cierre para preparar facturación.
Implementar reglas condicionales:
Si un trato supera X valor, requerir aprobación del supervisor.
Si cambia a fase de "Propuesta", generar automáticamente documento desde plantilla.
Si se estanca por más de 2 semanas, notificar al gerente de ventas.
Utilizar el asistente de IA de Pipedrive (Sales Assistant):
Recibe sugerencias de próximos pasos basados en patrones exitosos.
Obtén recordatorios inteligentes de seguimiento.
Analiza la calidad de datos en tus tratos.
Estrategias para Aumentar la Conversión de Tratos
Técnicas de Seguimiento Efectivo
Según Gartner, el seguimiento consistente puede aumentar las tasas de conversión hasta en un 20%:
La regla de los 5 contactos:
Planifica al menos 5 interacciones significativas antes de considerar inactivo un lead.
Varía los canales: teléfono, email, mensajes, videollamadas, etc.
Utiliza recordatorios escalonados:
Configura seguimientos cada vez más espaciados (3 días, 1 semana, 2 semanas).
Programa "touch points" automáticos con contenido de valor.
Implementa un sistema de rotación:
Si un trato no avanza con un representante, considera rotarlo a otro miembro del equipo.
Configura alertas para tratos "en riesgo" basados en tiempo de inactividad.
Herramientas Complementarias Recomendadas
Buenas Prácticas y Errores Comunes
Buenas Prácticas
Las empresas que siguen estas prácticas muestran un 27% más de efectividad en sus cierres, según datos de SalesForce:
Mantén actualizados los datos del trato para evitar confusiones:
Actualiza después de cada interacción significativa.
Agrega notas detalladas de las llamadas y reuniones.
Documenta objeciones y cómo fueron abordadas.
Establece un protocolo de actualización cada 72 horas como máximo.
Usa etiquetas y filtros para organizar mejor los tratos:
Crea vistas personalizadas por segmento, territorio o tipo de cliente.
Configura filtros para identificar oportunidades de alto valor.
Implementa un código de colores para visualizar prioridades rápidamente.
Revisa informes y análisis para ajustar tu estrategia de ventas:
Analiza tasas de conversión por etapa de pipeline semanalmente.
Identifica cuellos de botella donde los tratos se estancan.
Compara rendimiento actual vs. periodos anteriores.
Ajusta pronósticos de ventas basados en datos históricos.
Implementa un scorecard para calidad de datos:
Evalúa periódicamente la integridad de la información.
Reconoce a los miembros del equipo con mejor mantenimiento de datos.
Realiza auditorías mensuales de la calidad de información.
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
Según CSO Insights, estos son los errores más frecuentes que reducen la efectividad de ventas:
No completar toda la información del trato:
Problema: Datos incompletos llevan a análisis erróneos y pérdida de contexto.
Solución: Establece campos obligatorios mínimos y usa la función de "calidad de datos" de Pipedrive.
Implementa una lista de verificación para cada nuevo trato.
Descuidar el seguimiento:
Problema: El 44% de los vendedores abandona después de un solo intento de contacto.
Solución: Usa recordatorios automáticos para contactar a los clientes con la frecuencia adecuada.
Implementa un sistema de cadencia de ventas estructurado con 5-7 puntos de contacto.
No integrar otras herramientas:
Problema: Trabajar en silos reduce la eficiencia y crea inconsistencias de datos.
Solución: Conecta Pipedrive con tu correo electrónico, herramientas de automatización, calendario y plataformas de comunicación.
Utiliza el marketplace de Pipedrive para explorar integraciones útiles.
Crear tratos duplicados:
Problema: La duplicación causa confusión y datos inexactos.
Solución: Siempre busca contactos y organizaciones existentes antes de crear nuevos.
Implementa procesos de limpieza de datos mensual.
No personalizar el CRM según tu proceso de ventas:
Problema: Un sistema genérico no refleja tu metodología específica.
Solución: Invierte tiempo inicial en adaptar campos, etapas y automatizaciones.
Revisa y ajusta la configuración trimestralmente.
Casos de Éxito y Ejemplos Prácticos
CASO 1: Consultoría de Marketing Digital
Empresa: DigitalGrowth ConsultoresDesafío: Ciclos de ventas largos (3-6 meses) y múltiples stakeholders.
Solución implementada:
Crearon campos personalizados para todos los tomadores de decisiones.
Configuraron recordatorios automáticos cada 2 semanas.
Implementaron un sistema de puntuación basado en interacciones.
Resultado: Redujeron su ciclo de ventas un 37% y aumentaron la tasa de cierre un 22%.
CASO 2: Software as a Service (SaaS)
Empresa: CloudMetricsDesafío: Alto volumen de leads pero baja tasa de conversión.
Solución implementada:
Segmentaron tratos por "temperatura" (caliente/tibio/frío).
Implementaron flujos automáticos diferenciados por segmento.
Crearon un sistema de escalamiento para tratos estancados.
Resultado: Incrementaron conversiones en un 34% sin aumentar el equipo de ventas.
Recursos Adicionales para Dominar Pipedrive
Formación y Certificaciones
Pipedrive Academy: Cursos gratuitos y certificaciones oficiales.
Pipedrive Masterclass: Webinars avanzados con expertos.
Comunidad y Soporte
Pipedrive Community: Foro para intercambiar mejores prácticas.
Sales Pipeline Academy: Recursos independientes sobre gestión de pipeline.
Conclusión
Crear un nuevo trato en Pipedrive es un proceso simple pero poderoso si se gestiona correctamente. Con una buena configuración, automatización eficiente y buenas prácticas, puedes aumentar tu tasa de conversión y optimizar tu proceso de ventas.
Los equipos que dominan la gestión de tratos en Pipedrive reportan:
Reducción del 35% en el tiempo administrativo
Incremento del 28% en tasa de cierre
Mejora del 42% en precisión de pronósticos de ventas
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál ha sido tu experiencia usando Pipedrive para gestionar tratos? ¿Has implementado alguna de estas estrategias con éxito? ¡Deja tu comentario y comparte tus mejores prácticas!
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